Budaya, Teknologi, dan Proses Akan Membentuk Kerja Kolaboratif Kita
Kolaborasi online memungkinkan orang-orang di seluruh dunia untuk terhubung dan terlibat dalam pekerjaan yang berarti. Berikut adalah proses kolaboratif dan kiat cepat, sebagian besar dari perspektif sosial dan teknologi, untuk menjawab mengapa orang membutuhkan kolaborasi, dan alasan yang dapat membantu atau menghambat kami untuk terlibat dengan orang-orang dan menggunakan teknologi yang mendukung proyek kolaborasi kami.
1. Membuat Koneksi Orang
Berbagai alasan untuk menjalin hubungan dengan orang-orang mungkin mengharuskan Anda untuk mundur dan bertanya pada diri sendiri, dan mungkin tim Anda, apa yang sebenarnya Anda butuhkan. Apakah Anda memerlukan ahli materi pelajaran atau hanya membawa berbagai sudut pandang ke dalam proyek kolaboratif Anda? Berikut adalah beberapa cara khas untuk membangun koneksi orang.
- Menciptakan Komunitas Online. Komunitas online dirancang untuk interaksi kelompok jangka panjang dan perekrutan yang sedang berlangsung. Apakah komunitas online tepat untuk Anda?
- Memulai Percakapan. Berbagi ide terkadang melibatkan percakapan yang mulai menemukan orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan Anda. Tetapi mengenal orang pertama mungkin merupakan langkah penting, terutama untuk bisnis kecil yang membutuhkan akses ke banyak orang.
- Mendefinisikan Pakar Subjek Materi. Bagaimana Anda mendefinisikan ahli? Seorang pakar tentang topik kolaborasi Anda dapat ditemukan di organisasi khusus industri atau hanya meminta orang yang sudah Anda kenal yang mungkin terkait dengan pakar.
2. Memilih Alat Kolaborasi
Bagaimana Anda memilih teknologi yang tepat untuk proyek kolaborasi Anda? Sama seperti Anda tidak akan memilih perahu layar yang tidak dapat berlayar, penting untuk mendasarkan pilihan Anda pada preferensi pengguna, kemudahan penggunaan, dan faktor-faktor lain seperti ukuran dan anggaran grup. Dan jangan lupakan detail halus berbagi informasi di beberapa platform perangkat untuk menghemat waktu Anda dalam jangka panjang.
- Mencocokkan Kebutuhan Kolaborasi dengan Pilihan Alat. Kolaborasi adalah pilihan di antara orang-orang yang memajukan ide sehingga penting untuk memahami proses kelompok. Kolaborasi online tidak cocok untuk semua orang.
- Memutuskan Alat Kolaborasi Berdasarkan Ukuran Kelompok. Kolaborasi kelompok membutuhkan alat umum untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi. Menariknya, alat kolaborasi mungkin siap membantu Anda. Berikut adalah beberapa pro dan kontra dari kelompok kecil dan besar untuk melihat apa yang secara alami dapat bekerja dengan baik.
3. Mengelola Proyek dalam Organisasi
Mengelola persyaratan proyek, biaya, dan dinamika tim proyek bergantung pada kolaborasi untuk menjaga proyek Anda berjalan lancar. Sebuah platform komunikasi terintegrasi akan bermanfaat bagi tim Anda selama siklus hidup proyek untuk menangani permintaan dari tiga kendala-jadwal, sumber daya, dan ruang lingkup / deliverable. Berikut adalah beberapa kiat cepat untuk mengelola proyek guna membantu anggota tim bekerja menuju sasaran proyek kolaboratif Anda.
- Menjadi Pemimpin, Bukan Hanya Seorang Manajer. Beberapa orang mengatakan kunci keberhasilan manajemen proyek adalah kepemimpinan. Tetapi saya ingin menambahkan, keberhasilan proyek dapat dimulai dengan menjadi manajer yang lebih baik.
- Melakukan pertemuan online. Pertemuan online efektif untuk orang-orang bahkan di lokasi Anda atau di seluruh negeri karena mereka memanfaatkan waktu sebaik-baiknya. Anda dapat duduk di meja Anda atau di kantor rumah Anda, yang akan membatasi gangguan perjalanan ke lokasi tim. Karena perbedaan zona waktu dan jadwal kerja, ingatlah untuk memilih waktu yang kondusif bagi mayoritas tim.
- Melacak Waktu dan Anggaran. Menjaga jadwal dan anggaran sangat penting untuk keberhasilan proyek. Aplikasi proyek yang memperluas platform komunikasi Anda akan membantu kolaborator melacak waktu sepanjang hari untuk mengelola tonggak dan tugas yang sedang berlangsung dengan lebih baik.
4. Mempertahankan Dokumen Librari
Tim proyek membutuhkan alat untuk membangun, memelihara, dan mengakses pustaka dokumen, dalam banyak kasus, melintasi batas geografis dan zona waktu. Beberapa persyaratan dokumentasi dari kelompok kolaboratif dimulai dengan perencanaan proyek dan bahkan dapat diperluas ke sumber luar untuk penyimpanan dokumen.
- Dokumentasi Kelompok Kolaboratif. Banyaknya teknologi perangkat lunak untuk dokumentasi kelompok perumahan berkembang karena alasan yang bagus. Groupware yang dirancang untuk kelompok yang berkolaborasi memiliki fitur untuk menangkap dan menyimpan informasi, termasuk video, catatan rapat, penelitian, dan dokumentasi proyek. Berikut ini adalah definisi dasar groupware untuk Anda mulai.
- Praktik Manajemen Dokumen. Jenis alat kolaboratif diarahkan untuk gaya grup individual dan kolaboratif. Keuntungan menggunakan suite teknologi memberi Anda pilihan untuk menjadi produktif, termasuk kontrol versi dokumen, ruang kerja anggota dan portal, dan alat perpesanan.
- Menangkap Informasi Waktu Nyata. Melakukan penelitian untuk tim kolaborasi Anda dapat menjadi pekerjaan yang menyenangkan dan juga tugas yang menakutkan. Berikut beberapa sumber daya untuk membantu mengumpulkan informasi waktu nyata.
5. Berfokus pada Hasil yang Dapat Dicapai
Kolaborasi hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran. Kolaborasi yang bermakna dapat menjadi apa yang kelompok Anda cari. Tetapi bagaimana Anda tetap fokus dan tetap berkomitmen pada tujuan kolaboratif?
- Membangun Budaya Kerja Tim. Memelihara hubungan kolaboratif yang bermakna mungkin memerlukan komitmen tim dan membangun kerangka kerja budaya yang membantu kerja kolaboratif lebih lanjut.
- Tetap Berfokus pada Gambar Besar. Belajar dari orang lain yang memiliki rekam jejak dalam menyelesaikan berbagai hal dapat menawarkan banyak informasi karena terkadang kita melalui trial and error.
- Menciptakan Nilai dalam Penelitian dan Pengalaman. Penelitian yang disiplin sering diabaikan sebagai sarana untuk belajar tentang berkontribusi pada kerja kolaboratif. Belajar tentang bidang Anda dan berkolaborasi dalam lingkungan pendidikan dapat menjadi tempat yang bagus untuk memulai atau merevitalisasi karir Anda untuk mendapatkan pengalaman kolaborasi yang berharga.