Jika Anda seperti kebanyakan pengguna, Anda mungkin tidak menghabiskan terlalu banyak waktu untuk memikirkan apa nama dokumen Anda ketika Anda menyimpannya. Sayangnya, ini dapat menyulitkan untuk menemukan file yang Anda inginkan tanpa sedikit pencarian — Anda bahkan mungkin harus membuka beberapa file berbeda untuk menemukan file yang Anda inginkan.
Mengembangkan sistem penamaan untuk dokumen Anda dan membiasakan menggunakannya akan menghemat waktu dan frustrasi ketika tiba saatnya untuk menemukan dokumen yang Anda butuhkan. Daripada mencari melalui dokumen yang tak terhitung jumlahnya dengan nama file yang tidak tepat, sistem penamaan akan membantu Anda mempercepat pencarian Anda.
Sistem Penamaan yang Tepat
Tidak ada satu cara yang tepat untuk menamai file Anda, dan sistem penamaan akan bervariasi dari satu pengguna ke pengguna lainnya. Yang penting adalah menemukan metode yang masuk akal bagi Anda, dan kemudian menerapkannya secara konsisten. Berikut adalah beberapa tips untuk Anda mulai:
- Sertakan tanggal dokumen disusun dalam nama file Anda: Ini berpotensi salah satu elemen yang paling berguna untuk dimasukkan dalam nama file, terutama ketika Anda sedang berhadapan dengan korespondensi. Bahkan jika Anda tidak ingat kapan tepatnya Anda menyusun dokumen, kemungkinan Anda akan mempersempit pencarian Anda ke periode waktu tertentu.
- Sertakan nama penerima di nama file Anda: Ini adalah praktik yang sangat berharga ketika bekerja dengan huruf, tetapi dapat menjadi elemen berguna untuk jenis dokumen lain, seperti kontrak, memo, dan bahkan catatan.
- Tunjukkan jenis dokumen apa file itu: Sekali lagi, ini akan tampak seperti diberikan untuk beberapa pengguna, dan itu karena itu adalah bagian penting dari nama file. Jika Anda mencari surat yang Anda tulis, Anda dapat menghilangkan file yang memiliki "kontrak" atau "catatan" dalam nama.
- Perhatikan bagaimana Anda memesan elemen-elemen nama file: Meskipun ini mungkin tidak membantu Anda membedakan file Anda, ini akan membantu Anda memesannya ketika Anda mencari. Menggunakan kontrol pengurutan di kotak dialog Buka di Word , atau di Windows Explorer, Anda dapat mengurutkan file secara alfabet (atau numerik) sehingga mereka diurutkan berdasarkan karakter pertama dalam nama file.
Ini bukan daftar lengkap tentang tips menamai file, tetapi ini adalah tempat yang baik untuk memulai. Setelah Anda mulai mempraktikkan penamaan file Anda secara konsisten, Anda akan mengembangkan sistem yang paling sesuai untuk Anda — dan kemungkinan akan muncul dengan beberapa trik Anda sendiri.