Tutorial Basis Data Excel 2003

01 09

Ikhtisar Data Excel 2003

Kadang-kadang, kita perlu melacak informasi dan tempat yang baik untuk ini adalah file database Excel. Apakah itu daftar pribadi dari nomor telepon, daftar kontak untuk anggota organisasi atau tim, atau kumpulan koin, kartu, atau buku, file database Excel memudahkan untuk memasukkan, menyimpan, dan menemukan informasi spesifik.

Excel telah membangun alat untuk membantu Anda melacak data dan untuk menemukan informasi spesifik ketika Anda menginginkannya. Selain itu, dengan ratusan kolom dan ribuan barisnya, spreadsheet Excel dapat menyimpan sejumlah besar data.

Lihat juga tutorial terkait: Excel 2007/2010/2013 Langkah demi Langkah Tutorial Database .

02 09

Tabel Data

Format dasar untuk menyimpan data dalam basis data Excel adalah tabel. Dalam sebuah tabel, data dimasukkan dalam baris. Setiap baris dikenal sebagai catatan .

Setelah tabel dibuat, alat data Excel dapat digunakan untuk mencari, menyortir, dan memfilter catatan dalam database untuk menemukan informasi spesifik.

Meskipun ada sejumlah cara Anda dapat menggunakan alat-alat data ini di Excel, cara termudah melakukannya adalah membuat apa yang dikenal sebagai daftar dari data dalam tabel.

Untuk mengikuti tutorial ini:

• masukkan data seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas.

Tip - Untuk memasukkan ID siswa dengan cepat:

1. Ketik dua ID pertama - ST348-245 dan ST348-246 ke sel masing-masing A5 dan A6.
2. Soroti kedua ID untuk memilihnya.
3. Klik pada pegangan isian dan seret ke bawah ke sel A13.
4. Sisa dari ID Mahasiswa harus dimasukkan ke dalam sel A6 hingga A13 dengan benar.

03 09

Memasukkan Data dengan Benar

Saat memasukkan data, penting untuk memastikan bahwa data dimasukkan dengan benar. Selain baris 2 antara judul spreadsheet dan judul kolom, jangan tinggalkan baris kosong lainnya saat memasukkan data Anda. Juga, pastikan Anda tidak meninggalkan sel kosong.

Kesalahan data, yang disebabkan oleh entri data yang salah, adalah sumber dari banyak masalah yang terkait dengan manajemen data. Jika data dimasukkan dengan benar di awal, program ini lebih mungkin memberi Anda kembali hasil yang Anda inginkan.

04 09

Baris adalah Rekaman

Seperti disebutkan, baris data, dalam database dikenal sebagai catatan. Saat memasukkan catatan, ingatlah pedoman ini:

• Jangan tinggalkan baris kosong di tabel yang dibuat, tidak juga antara judul dan baris pertama data.
• Rekor dapat berisi data tentang hanya satu item tertentu.
• Rekaman juga harus berisi SEMUA data dalam basis data tentang item itu. Tidak boleh ada informasi tentang item di lebih dari satu baris.
  

05 09

Kolom adalah Bidang

Meskipun baris dalam basis data Excel disebut sebagai rekaman, kolom dikenal sebagai bidang . Setiap kolom membutuhkan heading untuk mengidentifikasi data yang dikandungnya. Judul ini disebut nama bidang.

• Nama bidang digunakan untuk memastikan bahwa data untuk setiap catatan dimasukkan dalam urutan yang sama.
• Pastikan bahwa semua data dalam kolom dimasukkan menggunakan format yang sama. Jika Anda mulai memasukkan angka sebagai angka (seperti 10 atau 20) simpanlah. Jangan mengubah bagian melalui dan mulai memasukkan angka sebagai kata (seperti sepuluh atau dua puluh). Konsisten.
• Jangan tinggalkan kolom kosong di meja.

06 09

Membuat Daftar

Setelah data dimasukkan ke dalam tabel, itu dapat dikonversi ke daftar . Untuk melakukannya:

1. Sorot sel A3 hingga E13 di lembar kerja.
2. Klik Data> Daftar> Buat Daftar dari menu untuk membuka kotak dialog Buat Daftar .
3. Saat kotak dialog terbuka, sel A3 hingga E13 pada lembar kerja harus dikelilingi oleh semut berbaris.
4. Jika semut berbaris mengelilingi kisaran sel yang benar, klik Ok dalam kotak dialog Buat Daftar .
5. Jika semut berbaris tidak mengelilingi kisaran sel yang benar, sorot rentang yang benar dalam lembar kerja dan kemudian klik Ok dalam kotak dialog Buat Daftar .
6. Meja harus dikelilingi oleh perbatasan gelap dan memiliki panah yang ditambahkan di samping setiap nama field.

07 09

Menggunakan Alat Basis Data

Setelah Anda membuat database, Anda dapat menggunakan alat yang terletak di bawah panah drop-down di samping setiap nama bidang untuk mengurutkan atau memfilter data Anda.

Menyortir Data

1. Klik pada panah drop-down di samping nama field Nama Terakhir .
2. Klik pada opsi Urutkan Urutkan untuk mengurutkan database secara abjad dari A hingga Z.
3. Setelah disortir, Graham J. harus menjadi rekaman pertama dalam tabel dan Wilson R. harus menjadi yang terakhir.

Memfilter Data

1. Klik pada panah drop-down di samping nama bidang Program .
2. Klik opsi Bisnis untuk memfilter siswa mana pun, tidak dalam program bisnis.
3. Klik OK.
4. Hanya dua siswa - G. Thompson dan F. Smith harus terlihat karena mereka adalah dua-satunya yang terdaftar dalam program bisnis.
5. Untuk menampilkan semua catatan, klik pada panah drop-down di samping nama bidang Program .
6. Klik pada opsi Semua .
   

08 09

Memperluas Basis Data

Untuk menambahkan catatan tambahan ke database Anda:

• Baris kosong yang mengandung tanda bintang (sel A14 hingga E14) ditambahkan ke bagian bawah database saat dibuat.
• Data tambahan dapat ditambahkan ke database menggunakan baris kosong ini.
• Tambahkan data berikut:
  
  Sel - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Sains

09 09

Menyelesaikan Pemformatan Basis Data

Catatan : Langkah ini melibatkan penggunaan ikon yang terletak di toolbar Pemformatan , yang biasanya terletak di bagian atas layar Excel 2003. Jika tidak ada, baca cara menemukan bilah alat Excel untuk membantu Anda menemukannya.

1. Sorot sel A1 ke E1 di lembar kerja.
2. Klik pada ikon Merge and Center di Formating Toolbar untuk memusatkan judul.
3. Dengan sel A1 hingga E1 masih dipilih, klik pada ikon Fill Color pada Formatting Toolbar (terlihat seperti cat) untuk membuka daftar buka-bawah warna latar belakang.
4. Pilih Sea Green dari daftar untuk mengubah warna latar belakang sel A1 - E1 menjadi hijau gelap.
5. Klik pada ikon Font Color pada Formatting Toolbar (ini adalah huruf besar "A") untuk membuka daftar dropdown warna font.
6. Pilih Putih dari daftar untuk mengubah warna teks dalam sel A1 - E1 menjadi putih.
7. Sel sorotan A2 - E2 di lembar kerja.
8. Klik pada ikon Fill Color pada Formating Toolbar untuk membuka daftar drop-down warna latar belakang.
9. Pilih Cahaya Hijau dari daftar untuk mengubah warna latar belakang sel A2 - E2 menjadi hijau muda.
10. Sel Sorotan A3 - E14 pada lembar kerja.
11. Pilih Format> AutoFormat dari menu untuk membuka kotak dialog AutoFormat .
12. Pilih Daftar 2 dari daftar opsi untuk memformat sel A3 - E14.
13. Sel Sorotan A3 - E14 pada lembar kerja.
14. Klik pada optionicon Pusat pada Bilah Alat Pemformatan untuk memusatkan menyelaraskan teks dalam sel A3 hingga E14.
15. Pada titik ini, jika Anda telah mengikuti semua langkah dari tutorial ini dengan benar, spreadsheet Anda harus menyerupai spreadsheet yang digambarkan pada Langkah 1 dari tutorial ini.