Organisasi kecil berjalan jauh ketika Anda mencari file
Jika Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari file Microsoft Word daripada yang Anda kerjakan, maka inilah saatnya untuk memanfaatkan beberapa fitur organisasi Word dan penawaran komputer Anda.
Simpan Semua File Word Dengan Thumbnail
Menyimpan setiap file Word dengan gambar pratinjau atau thumbnail membuatnya lebih mudah diidentifikasi tanpa membukanya. Anda dapat menyimpan semua dokumen Word dengan pratinjau atau gambar thumbnail dengan mengikuti hanya beberapa langkah:
- Buka Microsoft Word.
- Klik File di bilah menu.
- Pilih Properties di bagian bawah menu drop-down.
- Klik tab Ringkasan .
- Beri tanda centang di sebelah Simpan gambar pratinjau dengan dokumen ini atau Simpan Thumbnail untuk Semua Dokumen Word (tergantung pada versi Word Anda).
- Klik OK .
Perbarui Properti Dokumen Word
Jika Anda bekerja dengan dokumen Word dalam jumlah besar yang memiliki nama dan lokasi serupa, Anda pasti ingin memanfaatkan fitur properti dokumen Word. Kembali ke File > Properties > Ringkasan dan sertakan komentar, kata kunci, kategori, judul atau informasi subjek — apa pun yang akan membantu Anda membedakan file. Ketika tiba saatnya untuk melakukan pencarian, Word dapat menemukan apa yang Anda butuhkan.
Buat Folder di Komputer Anda dan Gunakan Mereka
Siapkan satu folder untuk semua dokumen Word Anda dan beri nama yang tidak akan Anda lupakan — seperti "MyWordDocs." Isi dengan folder - folder dengan nama-nama yang masuk akal bagi Anda dan gunakanlah. Jika Anda bertanggung jawab untuk membuat catatan pertemuan mingguan, misalnya, buatlah folder untuk catatan itu dan sertakan folder tambahan di dalamnya selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun.
Jika Anda memiliki dokumen Word bertahun-tahun yang berserakan di komputer Anda dan tidak punya waktu untuk membukanya dan memutuskan apakah mereka penjaga atau tidak, cukup buat folder untuk setiap tahun dokumen-dokumen lama tersebut dan hapus semua dokumen tahun 2010 di satu folder, 2011 di lain dan seterusnya sampai Anda memiliki waktu untuk mengunjungi mereka kembali.
Gunakan Sistem Penamaan File yang Konsisten
Menetapkan sistem penamaan mungkin adalah hal paling penting yang dapat Anda lakukan untuk membantu ketika tiba waktunya untuk menemukan file yang Anda inginkan. Tidak ada satu cara yang tepat untuk menamai file Anda, tetapi memilih sistem penamaan dan menggunakannya secara konsisten adalah sepadan dengan usaha. Saran adalah:
- Sertakan jenis dokumen, sehingga Anda dapat mengatakan sekilas bahwa nama file apa pun yang berisi "Kontrak", "Sewa", atau "Nawala" bukanlah huruf yang Anda cari.
- Mulai nama dengan nama klien (atau nama belakang penerima jika dokumen berupa huruf).
- Sertakan tanggal dalam nama file.
Gunakan waktumu
Jika komputer Anda sudah penuh dengan file, jangan mencoba untuk mengatasi masalah organisasi Anda sekaligus. Pecahkan pekerjaan menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dan habiskan 15 menit sehari untuk mengerjakannya. Saat Anda mengumpulkan file Word yang tersesat di komputer Anda, letakkan di salah satu folder yang Anda buat, buat folder baru, atau hapus jika Anda tidak lagi membutuhkannya. Jika Anda tidak dapat memutuskan, letakkan mereka di folder berjudul HoldUntilDate dan pilih tanggal yang cukup jauh di masa depan bahwa jika Anda belum membuka folder pada saat itu, Anda akan merasa nyaman menghapusnya. Apa pun jenis folder yang Anda buat, letakkan semuanya dalam satu folder Word besar Anda, sehingga Anda akan tahu di mana mencarinya.