Tips Bermanfaat untuk Membuat Dukungan Teknis Panggilan Sedikit Lebih Mudah
Bagi kebanyakan orang, bekerja dengan dukungan teknis ada di suatu tempat di dekat pekerjaan gigi pada daftar hal-hal menyenangkan yang harus dilakukan. Percaya atau tidak, menelepon, atau mengobrol dengan, dukungan teknis untuk masalah komputer tidak harus merusak hari Anda.
Ide di balik kiat-kiat ini berlaku di luar dunia komputer juga, jadi jangan ragu untuk mengingatnya ketika ponsel cerdas berhenti memeriksa email atau DVR Anda terjebak di satu saluran.
Saya tidak bisa menjanjikan bahwa pengalaman itu akan menyenangkan, tetapi ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membantu berbicara dengan dukungan teknis yang tidak terlalu menyakitkan bagi Anda daripada yang mungkin terjadi di masa lalu.
Bersiaplah Sebelum Memanggil atau Mengobrol
Sebelum Anda mengangkat telepon, atau mulai mengetik di kotak obrolan itu, pastikan Anda siap menjelaskan masalah Anda. Semakin siap Anda, semakin sedikit waktu yang Anda habiskan untuk berbicara dengan dukungan teknis.
Hal-hal tepat yang harus Anda siapkan akan bervariasi tergantung pada masalah Anda, tetapi berikut beberapa hal yang perlu diingat:
- Jika Anda memiliki pesan kesalahan: Apa pesan kesalahan yang sebenarnya di layar Anda?
- Jika Anda tidak memiliki pesan kesalahan: Apa sebenarnya yang komputer Anda lakukan? "Itu tidak berhasil" tidak akan memotongnya.
- Kapan masalah mulai terjadi?
- Apakah ada hal lain yang terjadi pada saat yang sama ketika masalah dimulai? (misalnya layar biru kematian, asap yang berasal dari komputer, peringatan virus, dll.)
- Apa yang sudah Anda lakukan untuk memecahkan masalah?
- Apakah masalah telah berubah sejak pertama kali terjadi (misal, komputer mati lebih sering, pesan kesalahan muncul pada waktu yang berbeda sekarang, dll.)
Saya merekomendasikan menulis semua ini sebelum meminta dukungan teknis.
Berkomunikasi dengan Jelas
Bekerja dengan dukungan teknis adalah tentang komunikasi. Seluruh alasan untuk panggilan Anda adalah untuk berkomunikasi dengan orang yang mendukung apa masalahnya dan bagi mereka untuk berkomunikasi kembali kepada Anda apa yang perlu Anda lakukan (atau mereka perlu lakukan) untuk memperbaiki masalah Anda.
Orang di ujung telepon yang lain mungkin berjarak 10 mil atau 10.000 mil jauhnya. Dia mungkin berasal dari bagian yang sama dari negara Anda atau dari bagian negara yang bahkan tidak Anda ketahui keberadaannya. Yang mengatakan, Anda akan mencegah banyak kebingungan dan frustrasi yang tidak perlu jika Anda berbicara perlahan dan mengucapkan dengan benar.
Juga, pastikan Anda menelepon dari area yang tenang. Seekor anjing menggonggong atau menjerit tidak mungkin memperbaiki masalah komunikasi yang mungkin Anda alami.
Jika Anda mengobrol, pastikan untuk menggunakan kalimat lengkap dan hindari frasa menangkap, bahasa SMS, dan emotikon yang berlebihan.
Jadilah Teliti dan Spesifik
Saya menyentuh ini sedikit di dalam tulisan Be Prepared Before Calling atau Chatting di atas, tetapi kebutuhan untuk menjadi menyeluruh dan spesifik menuntut bagiannya sendiri! Anda mungkin sangat menyadari masalah yang dialami komputer Anda, tetapi orang yang mendukung teknologi tidak demikian. Anda harus menceritakan seluruh kisah itu sedetail mungkin.
Misalnya, mengatakan "Komputer saya berhenti bekerja" tidak mengatakan apa-apa. Ada jutaan cara komputer mungkin tidak "bekerja" dan cara-cara untuk memperbaiki masalah tersebut sangat bervariasi. Saya selalu merekomendasikan melangkah melalui, dengan sangat rinci, proses yang menghasilkan masalah.
Jika komputer Anda tidak mau menyala, misalnya, Anda mungkin menjelaskan masalah tersebut ke dukungan teknis seperti ini:
"Saya menekan tombol power di komputer saya dan lampu hijau muncul di depan komputer saya dan di monitor saya. Beberapa teks muncul di layar selama satu detik dan kemudian semuanya mati. Monitor tetap menyala tetapi semua lampu di bagian depan casing komputer saya mati. Jika saya menyalakannya lagi, hal yang sama terjadi berulang kali. "
Ulangi detailnya
Cara lain untuk menghindari kebingungan saat berkomunikasi adalah dengan mengulangi apa yang dikatakan orang yang Anda ajak bicara.
Sebagai contoh, katakanlah dukungan teknis menyarankan Anda untuk "Klik x, lalu klik y, lalu pilih z." Anda harus mengulang kembali "Oke, saya mengklik x, lalu saya mengklik y, lalu saya memilih z." Dengan cara ini, dukungan teknis yakin Anda telah menyelesaikan langkah-langkah seperti yang diminta dan Anda yakin bahwa Anda sepenuhnya memahami apa yang diminta dari Anda.
Menjawab "Oke, saya melakukan itu" tidak menegaskan bahwa Anda saling memahami. Mengulang detail akan membantu menghindari banyak kebingungan, terutama jika ada hambatan bahasa.
Jangan Dapatkan Emosional
Tidak ada yang suka masalah komputer. Mereka bahkan membuat saya frustrasi. Menjadi emosional, bagaimanapun, sama sekali tidak menyelesaikan apa pun. Semua yang dilakukan secara emosional adalah memperpanjang waktu yang Anda miliki untuk berbicara dengan dukungan teknis yang akan membuat Anda semakin frustrasi.
Cobalah untuk mengingat bahwa orang yang Anda ajak bicara di telepon tidak mendesain perangkat keras atau memprogram perangkat lunak yang memberi Anda masalah. Dia telah dipekerjakan untuk membantu memecahkan masalah Anda berdasarkan informasi yang diberikan kepada mereka oleh perusahaan dan dari Anda.
Anda hanya mengendalikan informasi yang Anda berikan sehingga taruhan terbaik Anda adalah melihat lagi beberapa kiat di atas dan mencoba berkomunikasi sejelas mungkin.
Dapatkan & # 34; Nomor Tiket & # 34;
Ini bisa disebut nomor masalah, nomor referensi, nomor insiden, dll., Tetapi setiap kelompok pendukung teknologi modern, baik di seberang aula atau di seluruh dunia, menggunakan beberapa jenis sistem manajemen tiket untuk melacak masalah yang mereka terima dari mereka pelanggan dan klien.
Perwakilan dukungan teknis harus mencatat rincian panggilan Anda di tiket sehingga orang berikutnya yang Anda ajak bicara dapat langsung melanjutkan di tempat yang Anda tinggalkan pada panggilan ini, dengan asumsi Anda perlu menelepon lagi.
Satu-satunya Hal Lebih Buruk Daripada Memanggil Dukungan Tek ...
... memanggil dukungan teknis dua kali.
Cara api yang pasti membutuhkan dukungan teknis untuk kedua kalinya adalah jika masalahnya tidak diperbaiki pada panggilan pertama Anda. Dengan kata lain, baca kembali kiat di atas sebelum Anda mengangkat telepon!
Jika Anda dipersenjatai dengan informasi ini sebelum Anda membuat panggilan pertama untuk mendukung, peluang apa yang disebut industri "resolusi panggilan pertama" meningkat. Itu bagus untuk keuntungan perusahaan dan sangat bagus untuk kewarasan Anda!