01 08
Menggunakan Formulir untuk Entri Data di Excel
Menggunakan Excel dibangun dalam bentuk entri data adalah cara cepat dan mudah untuk memasukkan data ke dalam database Excel.
Menggunakan formulir memungkinkan Anda untuk:
- memulai tabel database baru atau menambahkan catatan baru ke yang sudah ada
- gulir melalui rekaman data satu per satu
- mencari catatan yang berisi informasi spesifik
- edit atau hapus catatan individu jika perlu
Lihat tutorial terkait: Formulir Entri Data Excel 2010/2007 .
02 08
Menambahkan Nama Bidang Database
Seperti yang disebutkan sebelumnya, semua yang perlu kita lakukan untuk menggunakan formulir entri data di Excel adalah menyediakan judul kolom atau nama kolom yang akan digunakan dalam basis data kita.
Cara termudah untuk menambahkan nama bidang ke formulir adalah dengan mengetiknya ke sel di lembar kerja Anda. Anda dapat menyertakan hingga 32 nama bidang dalam formulir.
Masukkan judul berikut ke dalam sel A1 ke E1:
Identitas Siswa
Nama keluarga
Awal
Usia
Program
03 dari 08
Membuka Formulir Entri Data
Catatan: Untuk bantuan dengan contoh ini, lihat gambar di atas.
- Klik pada sel A2 untuk membuatnya menjadi sel aktif .
- Klik Data> Formulir di menu.
- Membuka formulir pertama-tama akan memunculkan kotak pesan dari Excel yang berisi sejumlah opsi yang terkait dengan penambahan judul ke formulir.
- Karena kita telah mengetikkan nama field yang ingin kita gunakan sebagai heading, yang harus kita lakukan adalah Klik OK di kotak pesan.
- Formulir yang berisi semua nama bidang harus muncul di layar.
04 dari 08
Menambahkan Data Records Dengan Form
Catatan: Untuk bantuan dengan contoh ini, lihat gambar di atas.
Setelah judul-judul data ditambahkan ke dalam bentuk penambahan catatan ke database, hanya masalah pengetikan data dalam urutan yang benar ke dalam kolom formulir.
Contoh Rekaman
Tambahkan catatan berikut ke database dengan memasukkan data ke dalam bidang formulir di sebelah judul yang benar. Klik pada tombol New setelah memasukkan record pertama untuk membersihkan field untuk record kedua.
StudentID : SA267-567
Nama Belakang : Jones
Awal : B.
Umur : 21
Program : Bahasa
StudentID : SA267-211
Nama belakang : Williams
Awal : J.
Umur : 19
Program : Sains
Tip: Saat memasukkan data yang sangat mirip seperti nomor ID siswa (hanya angka setelah dasbor berbeda), gunakan salin dan tempel untuk mempercepat dan menyederhanakan entri data.
05 dari 08
Menambahkan Data Records Dengan Form (Con't)
Catatan: Untuk bantuan dengan contoh ini, lihat gambar di atas.
Untuk menambahkan catatan yang tersisa ke database tutorial, gunakan formulir untuk memasukkan sisa data yang ditemukan pada gambar di atas ke dalam sel A4 ke E11.
06 08
Menggunakan Alat Data Formulir
Catatan: Untuk bantuan dengan contoh ini, lihat gambar di atas.
Masalah utama dengan basis data adalah menjaga integritas data ketika ukuran file bertambah. Ini membutuhkan:
- memperbaiki kesalahan data atau memperbarui catatan individu
- menghapus catatan usang atau duplikat
Formulir entri data berisi beberapa alat di sepanjang sisi kanan yang memudahkan untuk menemukan dan memperbaiki atau menghapus rekaman dari database.
Alat-alat ini adalah:
- Tombol Find Prev dan Find Next - ini memungkinkan Anda untuk menggulir maju dan mundur melalui basis data satu catatan dalam satu waktu.
- Tombol Hapus - ini digunakan untuk menghapus rekaman dari database.
- Tombol Pulihkan - Tombol ini dapat digunakan untuk membatalkan perubahan pada rekaman yang sedang diedit. Terkadang, kami membuat perubahan yang salah pada rekaman atau bahkan mengedit rekaman yang salah sama sekali. Jika demikian, tombol pulihkan dapat digunakan untuk membatalkan perubahan tersebut.
- Catatan: tombol pulihkan hanya berfungsi selama ada catatan dalam formulir. Segera setelah Anda mengakses catatan lain atau menutup formulir, tombol pulihkan menjadi tidak aktif.
- Tombol Kriteria memungkinkan Anda mencari basis data untuk catatan berdasarkan kriteria tertentu, seperti nama, usia, atau program. Contoh penggunaan tombol Kriteria disertakan dalam langkah berikutnya dari tutorial.
07 08
Mencari Rekaman Menggunakan Satu Nama Bidang
Tombol Kriteria memungkinkan Anda mencari basis data untuk catatan menggunakan satu atau lebih nama kolom - seperti nama, usia, atau program.
Catatan: Untuk bantuan dengan contoh ini, lihat gambar di atas.
- Klik tombol Kriteria di formulir.
- Mengeklik tombol Kriteria akan menghapus semua kolom formulir tetapi tidak menghapus data apa pun dari database.
- Klik pada bidang Program dan ketikkan Seni karena kami ingin mencari semua siswa yang terdaftar dalam program Seni di kampus.
- Klik tombol Temukan Selanjutnya . Rekor untuk H. Thompson harus muncul dalam formulir saat dia terdaftar dalam program Arts.
- Klik tombol Find Next untuk kedua dan ketiga kalinya dan rekaman untuk J. Graham dan W. Henderson harus muncul satu demi satu ketika mereka juga terdaftar dalam program Arts.
Langkah selanjutnya dari tutorial termasuk contoh mencari catatan yang sesuai dengan beberapa kriteria.
08 08
Mencari Rekaman Menggunakan Banyak Nama Bidang
Tombol Kriteria memungkinkan Anda mencari basis data untuk catatan menggunakan satu atau lebih nama kolom - seperti nama, usia, atau program.
Catatan: Untuk bantuan dengan contoh ini, lihat gambar di atas.
Dalam contoh ini, kami akan mencari semua siswa yang berusia 18 tahun dan terdaftar dalam program Seni di kampus. Hanya catatan yang cocok dengan kedua kriteria yang harus ditampilkan dalam formulir.
- Klik tombol Kriteria di formulir.
- Klik pada bidang usia dan ketik 18 .
- Klik pada bidang Program dan ketikkan Seni .
- Klik tombol Temukan Selanjutnya . Rekor untuk H. Thompson harus muncul dalam bentuk karena dia berusia 18 tahun dan terdaftar dalam program Arts.
- Klik tombol Find Next untuk kedua kalinya dan catatan untuk J. Graham harus muncul karena dia juga berusia 18 tahun dan terdaftar dalam program Arts.
- Klik tombol Find Next untuk ketiga kalinya dan catatan untuk J. Graham masih harus terlihat karena tidak ada catatan lain yang cocok dengan kedua kriteria.
Catatan untuk W. Henderson tidak boleh ditampilkan dalam contoh ini karena, meskipun ia terdaftar dalam program Arts, ia tidak berusia 18 tahun sehingga ia tidak cocok dengan kedua kriteria pencarian.