Memfilter data dalam spreadsheet berarti mengatur kondisi sehingga hanya data tertentu yang ditampilkan. Ini dilakukan agar lebih mudah untuk fokus pada informasi spesifik dalam dataset atau tabel data yang besar. Pemfilteran tidak menghapus atau mengubah data; itu hanya mengubah baris atau kolom yang muncul di lembar kerja Excel aktif.
Memfilter Rekaman Data
Filter bekerja dengan rekaman atau baris data dalam lembar kerja. Kondisi yang ditetapkan dibandingkan dengan satu atau lebih bidang dalam rekaman. Jika kondisi terpenuhi, catatan ditampilkan. Jika kondisi tidak terpenuhi, rekaman disaring sehingga tidak ditampilkan dengan sisa catatan data.
Pemfilteran data mengikuti dua pendekatan yang berbeda tergantung pada jenis data yang difilter — data numerik atau teks.
Memfilter Data Numerik
Data numerik dapat difilter berdasarkan:
- apakah data sama dengan angka tertentu
- apakah data lebih besar atau lebih kecil dari angka tertentu
- data di atas atau di bawah nilai rata-rata dari data secara keseluruhan
Memfilter Data Teks
Data teks dapat difilter berdasarkan:
- apakah data cocok dengan kata tertentu
- apakah data adalah kata yang mengandung satu atau lebih huruf
- apakah data adalah kata yang diawali atau diakhiri dengan huruf tertentu dari alfabet
Menyalin Rekaman yang Difilter
Selain untuk sementara menyembunyikan catatan, Excel memberi Anda pilihan untuk menyalin data yang diinginkan ke area terpisah dari lembar kerja . Seringkali prosedur ini dilakukan ketika salinan permanen daftar yang difilter memenuhi semacam persyaratan bisnis.
Praktik Terbaik untuk Pemfilteran
Simpan sendiri beberapa masalah dengan mengikuti pedoman praktik terbaik untuk bekerja dengan data yang difilter:
- Kecuali ada alasan yang bagus untuk itu, jangan mencukur spreadsheet bersama dengan filter yang aktif. Pengguna lain mungkin tidak memperhatikan bahwa file difilter.
- Meskipun Anda dapat memfilter beberapa kolom secara bersamaan, filter ini bersifat tambahan, tidak eksklusif. Dengan kata lain, menyaring daftar kontak untuk menunjukkan semua orang di Negara Bagian California dan yang lebih tua dari usia 60 akan memberi Anda semua orang yang berusia di atas 60 tahun di California. Filter semacam itu tidak akan menunjukkan kepada Anda orang-orang berusia 60 tahun atau orang California.
- Filter teks kompleks bekerja serta data yang mendasarinya akan memungkinkan. Data "Berantakan" akan mengarah pada hasil yang difilter yang mungkin menyesatkan atau salah. Misalnya, memfilter untuk orang yang tinggal di Illinois tidak akan menarik orang-orang yang tinggal di "IL" atau yang tinggal di "Ilinois" atau "Illenois."
- Berhati-hatilah saat menyortir data yang difilter. Menyortir data yang sebagian disaring akan mengarah ke restrukturisasi file data — situasi yang biasanya paling baik dihindari. Jika Anda harus mengurutkan dataset yang difilter, salin data yang difilter ke lembar kerja baru dan kemudian urutkan.