Opsi validasi data Excel termasuk membuat daftar drop-down yang membatasi data yang dapat dimasukkan ke dalam sel tertentu ke daftar entri yang telah ditetapkan.
Ketika daftar drop-down ditambahkan ke sel, panah ditampilkan di sebelahnya. Mengeklik panah akan membuka daftar dan memungkinkan Anda memilih salah satu item daftar untuk masuk ke dalam sel.
Data yang digunakan dalam daftar dapat ditemukan:
- pada lembar kerja yang sama dengan daftar
- pada lembar kerja yang berbeda di buku kerja yang sama
- di buku kerja yang berbeda
Tutorial: Menggunakan Data Tersimpan dalam Buku Kerja yang Berbeda
Dalam tutorial ini, kita akan membuat daftar drop-down menggunakan daftar entri yang terletak di buku kerja yang berbeda.
Keuntungan menggunakan daftar entri yang terletak di buku kerja yang berbeda termasuk memusatkan data daftar jika digunakan oleh banyak pengguna dan melindungi data dari perubahan yang tidak disengaja atau disengaja.
Catatan: Ketika data daftar disimpan dalam buku kerja terpisah, kedua buku kerja harus terbuka agar daftar berfungsi.
Mengikuti langkah-langkah dalam topik tutorial di bawah ini memandu Anda dalam membuat, menggunakan, dan mengubah daftar tarik-turun yang serupa dengan yang terlihat pada gambar di atas.
Instruksi tutorial ini, bagaimanapun, tidak termasuk langkah-langkah format untuk lembar kerja.
Ini tidak akan mengganggu menyelesaikan tutorial. Lembar kerja Anda akan terlihat berbeda dari contoh di halaman 1, tetapi daftar drop-down akan memberi Anda hasil yang sama.
Topik Tutorial
- Membuka File dan Menyimpan Data Tutorial
- Menciptakan Dua Rentang Bernama
- Membuka Kotak Dialog Validasi Data
- Memasuki Sumber Data dan Menyelesaikan Daftar Turun
- Mengubah Item Daftar
- Opsi untuk Melindungi Daftar Turun
01 06
Memasukkan Data Tutorial
Membuka Dua Buku Kerja Excel
Seperti disebutkan, untuk tutorial ini data untuk daftar drop-down akan ditempatkan di buku kerja yang berbeda dari daftar drop-down.
Untuk tutorial ini ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka dua buku kerja Excel kosong
- Simpan satu buku kerja dengan nama data-source.xlsx - buku kerja ini akan berisi data untuk daftar drop-down
- Simpan buku kerja kedua dengan nama drop-down-list.xlsx - buku kerja ini akan berisi daftar drop-down
- Biarkan kedua buku kerja terbuka setelah menyimpan.
Memasukkan Data Tutorial
- Masukkan data di bawah ini ke sel A1 hingga A4 dari buku kerja sumber-data.xlsx seperti yang terlihat pada gambar di atas.
- A1 - Gingerbread A2 - Lemon A3 - Oatmeal Raisin A4 - Chocolate Chip
- Simpan buku kerja dan biarkan terbuka
- Masukkan data di bawah ke dalam sel B1 dari buku kerja drop-down-list.xlsx .
- B1 - Jenis Cookie:
- Simpan buku kerja dan biarkan terbuka
- Daftar drop-down akan ditambahkan ke sel C1 dari buku kerja ini
02 06
Menciptakan Dua Rentang Bernama
Menciptakan Dua Rentang Bernama
Rentang bernama memungkinkan Anda untuk merujuk ke rentang sel tertentu dalam buku kerja Excel.
Rentang bernama memiliki banyak kegunaan di Excel termasuk menggunakannya dalam rumus dan saat membuat grafik.
Dalam semua kasus, rentang bernama digunakan sebagai pengganti berbagai referensi sel yang menunjukkan lokasi data dalam lembar kerja.
Ketika digunakan dalam daftar drop-down yang terletak di buku kerja yang berbeda, dua rentang bernama harus digunakan.
- Satu dibuat untuk daftar item dalam buku kerja tempat data berada
- Yang kedua dibuat di buku kerja tempat daftar drop-down berada. Rentang bernama kedua ini menautkan ke kisaran bernama di buku kerja pertama
Langkah-langkah Tutorial
Rentang Bernama Pertama
- Pilih sel A1 - A4 dari buku kerja sumber-data.xlsx untuk menyorotnya
- Klik pada Kotak Nama yang terletak di atas kolom A
- Ketik "Cookies" (tanpa tanda kutip) di Kotak Nama
- Tekan tombol ENTER pada keyboard
- Sel A1 hingga A4 dari buku kerja sumber-data.xlsx sekarang memiliki nama kisaran Cookies
- Simpan buku kerja
The Second Named Range
Rentang bernama kedua ini tidak menggunakan referensi sel dari buku kerja drop-down-list.xlsx .
Sebaliknya, akan, seperti yang disebutkan, tautan ke nama rentang Cookie di buku kerja sumber-data.xlsx .
Ini diperlukan karena Excel tidak akan menerima referensi sel dari buku kerja yang berbeda untuk rentang bernama. Itu akan, bagaimanapun, kecuali nama jangkauan lain.
Membuat rentang bernama kedua, oleh karena itu, tidak dilakukan menggunakan Kotak Nama tetapi dengan menggunakan opsi Nama Manajer yang terletak di tab Rumus pada pita.
- Klik pada sel C1 di buku kerja drop-down-list.xlsx
- Klik Rumus> Pengelola Nama di pita untuk membuka kotak dialog Pengelola Nama
- Klik pada tombol Baru untuk membuka kotak dialog Nama Baru
- Pada jenis Baris nama: Data
- Dalam Merujuk ke jenis garis: = 'data-source.xlsx'! Cookie
- Klik OK untuk menyelesaikan rentang bernama dan kembali ke kotak dialog Name Manager
- Klik Tutup untuk menutup kotak dialog Nama Manajer
- Simpan buku kerja
03 06
Membuka Kotak Dialog Validasi Data
Membuka Kotak Dialog Validasi Data
Semua opsi validasi data di Excel, termasuk daftar drop-down, diatur menggunakan kotak dialog validasi data.
Selain menambahkan daftar drop-down ke lembar kerja, validasi data di Excel juga dapat digunakan untuk mengontrol atau membatasi jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam sel tertentu di lembar kerja.
Langkah-langkah Tutorial
- Klik pada sel C1 dari buku kerja drop-down-list.xlsx untuk menjadikannya sel aktif - ini adalah tempat daftar drop-down akan ditempatkan
- Klik pada tab Data dari menu pita di atas lembar kerja
- Klik pada ikon Data Validasi pada pita untuk membuka menu drop down
- Klik opsi Validasi Data di menu untuk membuka kotak dialog Validasi Data
- Biarkan kotak dialog terbuka untuk langkah selanjutnya dalam tutorial
04 06
Menggunakan Daftar untuk Validasi Data
Memilih Daftar untuk Validasi Data
Seperti yang disebutkan ada sejumlah opsi untuk validasi data di Excel selain daftar drop-down.
Pada langkah ini kita akan memilih opsi Daftar sebagai tipe validasi data yang akan digunakan untuk sel D1 dari lembar kerja.
Langkah-langkah Tutorial
- Klik pada tab Pengaturan di kotak dialog
- Klik panah ke bawah di akhir baris Izinkan untuk membuka menu drop down
- Klik pada Daftar untuk memilih daftar drop-down untuk validasi data di sel C1 dan untuk mengaktifkan baris Sumber di kotak dialog
Memasuki Sumber Data dan Menyelesaikan Daftar Turun
Karena sumber data untuk daftar drop-down terletak di buku kerja yang berbeda, rentang bernama kedua yang dibuat sebelumnya akan dimasukkan dalam baris Sumber di kotak dialog.
Langkah-langkah Tutorial
- Klik pada baris Sumber
- Ketik "= Data" (tanpa tanda kutip) di baris Sumber
- Klik OK untuk menyelesaikan daftar drop-down dan tutup kotak dialog Validasi Data
- Ikon panah kecil yang terletak di sisi kanan sel C1
- Mengeklik panah bawah harus membuka daftar tarik turun yang berisi empat nama cookie yang dimasukkan ke sel A1 hingga A4 dari buku kerja sumber-data.xlsx
- Mengklik salah satu nama harus memasukkan nama itu ke dalam sel C1
05 06
Mengubah Daftar Drop Down
Mengubah Item Daftar
Untuk menjaga daftar drop-up up to date dengan perubahan data kami, mungkin perlu secara berkala mengubah pilihan dalam daftar.
Karena kami menggunakan rentang bernama sebagai sumber untuk item daftar kami daripada nama daftar sebenarnya, mengubah nama cookie dalam rentang bernama yang terletak di sel A1 hingga A4 dari buku kerja sumber-data.xlsx segera mengubah nama di tarik turun daftar.
Jika data dimasukkan langsung ke kotak dialog, membuat perubahan pada daftar melibatkan kembali ke kotak dialog dan mengedit baris sumber.
Pada langkah ini kita akan mengubah Lemon menjadi Shortbread di daftar drop-down dengan mengubah data dalam sel A2 dari rentang bernama dalam workbook source-source.xlsx .
Langkah-langkah Tutorial
- Klik pada sel A2 di buku kerja sumber-data.xlsx (Lemon) untuk menjadikannya sel aktif
- Ketik Shortbread ke sel A2 dan tekan tombol Enter pada keyboard
- Klik panah ke bawah untuk daftar tarik turun di sel C1 dari daftar tugas drop-down.xlsx untuk membuka daftar
- Butir 2 dalam daftar sekarang harus membaca Shortbread bukannya Lemon
06 06
Opsi untuk Melindungi Daftar Turun
Opsi untuk Melindungi Daftar Turun
Karena data kami berada di lembar kerja yang berbeda dari opsi daftar drop-down yang tersedia untuk melindungi data daftar meliputi:
- Lindungi lembar kerja yang melibatkan penguncian sel A1 ke A4 pada lembar 2
- Membutuhkan kata sandi untuk memodifikasi buku kerja
- Memiliki buku kerja terbuka sebagai Read-only